Beste gemeente Helmond, wij schrijven deze keer niet in.
·
- 4 minuten
- Marketing, Nieuws
- 4 minuten
- Marketing, Nieuws
Er ligt een uitnodiging om in te schrijven op de aanbesteding voor de marketing en communicatie van Werkcentrum Helmond-De Peel. Wij bedanken vriendelijk en laten deze ronde aan ons voorbijgaan.
Niet omdat wij denken dat we hem niet kunnen winnen. Maar omdat er na de informatiebijeenkomst één vraag bleef hangen: krijgt iedere inschrijver dezelfde relevante informatie om zijn plan op te bouwen? Op die vraag hebben wij vooraf geen sluitend antwoord gekregen. Formeel kan de procedure daarmee nog steeds kloppen. Mijn punt gaat over iets anders: het speelveld waarop bureaus hun plan moeten maken.
De zittende partij start met meer kennis
Het bureau dat de opdracht nu uitvoert, kent het speelveld tot in detail. Het heeft gewerkt met de website, Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads en de socialemediakanalen. Daarin zit de historie van het account: welke campagnes werkten, welke doelgroepen reageerden, welke pagina’s bezoekers vasthielden en waar budget wel of niet rendeerde.
Iedere andere partij begint met de informatie die in de aanbestedingsstukken wordt gedeeld en bouwt daarop een strategie. Dat hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. Een zittende partij heeft nu eenmaal ervaring met een opdrachtgever. Interessant wordt het wanneer informatie uit die eerdere opdracht relevant is voor het maken van de nieuwe inschrijving.
Juist hier weegt dat zwaar. De gunning gaat voor honderd procent over het plan van aanpak en de budgetverdeling. Dan maakt het nogal uit of je kunt redeneren vanuit historische prestaties of vanuit aannames.
Of alle inschrijvers over dezelfde relevante informatie kunnen beschikken, blijft vooraf open. Die vraag kan pas binnen de procedure worden gesteld. Je besluit dus eerst of je tientallen uren in een inschrijving steekt en krijgt daarna duidelijkheid over een belangrijk onderdeel van de uitgangspositie.
Dat verschil is relatief eenvoudig te verkleinen. Deel de relevante prestatiecijfers over de afgelopen periode met alle inschrijvers, waar nodig geanonimiseerd of samengevat in een datarapportage. Dan kijkt iedereen naar hetzelfde vertrekpunt en kan het verschil worden gemaakt met de kwaliteit van de analyse en het advies. Ik ga ervan uit dat iedereen bij de gemeente hier met de beste bedoelingen in zit. Juist daarom vind ik het jammer dat hierover vooraf geen duidelijkheid bestaat.
Zes A4 laat weinig ruimte voor onderbouwing
De inschrijving mag daarnaast maximaal zes A4’tjes bevatten. Ik begrijp die keuze. Het dwingt bureaus om tot de kern te komen en maakt de beoordeling overzichtelijk. Maar er zit ook een keerzijde aan.
Onze marktonderzoeken met strategie en advies lopen regelmatig richting de tachtig pagina’s. Niet omdat we graag dikke rapporten schrijven, maar omdat daarin het onderzoek en de redenering achter keuzes zichtbaar worden. Welke doelgroep kiezen we? Welke boodschap hoort daarbij? Via welk kanaal bereiken we die doelgroep? Wat weten we al? Wat moeten we testen? En waarom gaat een euro naar kanaal A en niet naar kanaal B?
Een opdrachtgever moet wat ons betreft uiteindelijk kunnen navertellen waarom iedere belangrijke keuze wordt gemaakt. Dat allemaal overtuigend onderbouwen op zes pagina’s vinden wij erg beperkt.
Join the community.
Wij willen fans! Fans van onze klanten. Fans van ondernemerschap. Fans van groei. Dat doen we via marketing, maar ook via kennisdeling en initiatieven zoals blogs, masterclasses, padeltoernooien en ons eigen magazine. Want, een sterk ondernemersklimaat ontstaat niet alleen door concurrentie, maar ook door kennis te delen en elkaar te versterken.
Het gesprek met de markt hoort aan het begin
Wij dragen Helmond en Helmondse ondernemers een warm hart toe. Deze stad zit vol ondernemers en specialisten die haar dagelijks van binnenuit meemaken. Zij wonen hier, werken hier en houden hier mensen aan het werk.
Een goede aanbesteding begint daarom wat mij betreft niet pas bij de publicatie van de stukken. Daarvoor ligt de marktverkenning of marktconsultatie: het moment waarop een organisatie onderzoekt welke kennis, capaciteit en oplossingen er in de markt aanwezig zijn en welke informatie marktpartijen nodig hebben om straks een goede inschrijving te kunnen maken.
Wat mij opvalt, is het moment waarop wij van deze opdracht hoorden: toen de aanbesteding in beeld kwam. Daarvoor niet. Dat roept bij mij vooral een vraag op: hoe is de markt vooraf verkend? Zijn er eerder bureaus uit Helmond of de regio betrokken of geraadpleegd? Misschien wel en is dat volledig aan ons voorbijgegaan. Dan hoor ik dat graag, want dat zou juist goed nieuws zijn.
Hier hoort ook eerlijkheid van onze kant bij: wij hebben onszelf nooit actief bij de gemeente gemeld voor deze opdracht. Dat werkt twee kanten op. Alleen weet een ondernemer niet altijd welke opdrachten eraan komen. Een opdrachtgever weet dat uiteraard wel.
Een goede, transparante marktverkenning vooraf kan helpen om te zien welke expertise beschikbaar is, welke informatie partijen nodig hebben en hoe een opdracht zo kan worden ingericht dat verschillende bureaus een serieuze kans krijgen. Zodra de procedure eenmaal loopt, ligt een groot deel van die opzet vast.
Wij gunnen lokale ondernemers succes
Ook als het onze concullega’s zijn. In dit geval zouden wij het mooi vinden wanneer Communiteers de opdracht binnenhaalt. Zij bedienen met hun focus op het publieke domein deels een andere markt dan wij en zijn een gewaardeerde Helmondse partij.
Lokaal ondernemerschap hoeft wat ons betreft geen zero-sum game te zijn. Als een Helmonds bureau goed werk levert voor een Helmondse of regionale organisatie, is dat mooi voor onze stad.
Wij zijn underdogs
Een underdog is niet per definitie de kleinste partij. Voor ons is een underdog de partij die ergens binnenstapt zonder vanzelfsprekend voordeel en vervolgens probeert het verschil te maken met een goed idee, scherpe analyse en hard werken. Dat past bij ons.
Er komt vast iemand die zegt: schrijf gewoon in, misschien win je wel. Daar zit natuurlijk iets in. Maar tientallen uren in een dossier steken terwijl we vooraf niet weten of iedereen over dezelfde relevante uitgangsinformatie kan beschikken, daar besteden wij onze week liever anders aan. Die uren gaan naar ondernemers met groeiambities die hun cijfers openleggen en die van ons willen horen wat er werkt, wat er niet werkt en waarom we hun volgende euro op een bepaalde manier zouden investeren.
Dus nee, deze keer schrijven wij niet in. Niet uit frustratie. En ook niet omdat we bang zijn om te verliezen. Wel omdat wij het liefst meedoen aan een wedstrijd waarvan vooraf zo duidelijk mogelijk is op basis van welke informatie iedereen zijn plan mag maken.
Voor de volgende ronde
Twee dingen zou ik willen meegeven. Maak relevante historische prestatie-informatie vooraf beschikbaar voor alle inschrijvers. En betrek de markt vroegtijdig en transparant bij het vormgeven van de opdracht. Daar worden volgens mij zowel de aanbesteding als de uiteindelijke plannen beter van.
Deze procedure loopt ondertussen gewoon door. Wij kijken vanaf de zijlijn mee. En degene die de opdracht uiteindelijk krijgt, wensen we vooral heel veel succes.
Jouw ambitie, onze berg.
Heb jij last van groeiambities?
We maken graag tijd voor je. Heb je vragen, wil je je visie delen of ben je benieuwd hoe we samen kunnen groeien?
Plan een underonsje.
Jochen.
Head of underdog.
Geen losse eindjes
Vragen die je verder brengen.
Klimmen naar de top begint met inzicht. Je vraagt je misschien af hoe underdog werkt, wat ons anders maakt en welke resultaten je kunt verwachten. Misschien wil je weten of onze aanpak past bij jouw bedrijf of ben je benieuwd naar de investering die daarbij hoort.
We geven je geen marketingpraatje, maar eerlijke en concrete antwoorden. Kies hiernaast de vraag die je bezighoudt en wij zorgen dat je met helderheid verder klimt.
Klimmen naar de top begint met inzicht. Je vraagt je misschien af hoe underdog werkt, wat ons anders maakt en welke resultaten je kunt verwachten. Misschien wil je weten of onze aanpak past bij jouw bedrijf of ben je benieuwd naar de investering die daarbij hoort.
We geven je geen marketingpraatje, maar eerlijke en concrete antwoorden. Kies hieronder de vraag die je bezighoudt en wij zorgen dat je met helderheid verder klimt.
Waarom schrijft underdog niet in op de aanbesteding voor Werkcentrum Helmond-De Peel?
De beoordeling draait volledig om het plan van aanpak en de budgetverdeling. Zo’n plan bouwen wij het liefst op cijfers. De zittende partij beschikt vanuit de huidige opdracht vanzelfsprekend over historische kennis. Voor ons is vooraf niet duidelijk welke informatie daarvan met alle inschrijvers wordt gedeeld. Daarom steken wij onze tijd deze ronde liever in opdrachtgevers die hun cijfers vanaf dag één openleggen.
Mag een aanbestedende organisatie historische data met alle inschrijvers delen?
Ja, dat kan. Heeft een zittende leverancier kennis uit een eerdere opdracht die van belang is voor de nieuwe aanbesteding? Dan moet de aanbestedende dienst voorkomen dat die kennis een oneerlijke voorsprong oplevert. Dezelfde informatie beschikbaar stellen aan alle inschrijvers is daarvoor een logisch middel. Waar nodig kan die informatie worden geanonimiseerd of samengevat in een datarapportage. Zo start iedereen vanaf hetzelfde vertrekpunt en maakt de kwaliteit van het advies het verschil.
Hoe kunnen bureaus eerder worden betrokken bij een aanbesteding?
Via een marktverkenning of marktconsultatie voordat de aanbesteding start. Daarin onderzoekt een organisatie hoe de markt eruitziet, welke oplossingen beschikbaar zijn en welke informatie inschrijvers nodig hebben om een goed plan te maken. Zo’n consultatie moet wel transparant en zorgvuldig verlopen, zodat deelname geen voordeel oplevert in de latere aanbesteding. Goed ingericht wordt de opdracht er beter van, nog voordat er één inschrijving binnen is.
Moet een gemeente lokale bureaus benaderen?
Niet automatisch. Een gemeente mag een onderneming niet voortrekken op basis van vestigingsplaats. Wel kan zij vooraf breed en transparant onderzoeken welke expertise er in de markt is, inclusief de kennis en capaciteit in de eigen regio. Het doel is niet om lokale partijen voorrang te geven. Het doel is dat de opdrachtgever de markt kent voordat de opdracht definitief wordt ingericht.